El principal objetivo que la Dirección de Transformación / Change Management del Grupo PRISA persigue, dentro de su proceso de transformación es encontrar un proceso mediante el cuál se pueda acumular, reutilizar y compartir la experiencia e inteligencia, con el objeto de mejorar el nivel de innovación y capitalización.
El desarrollo del portal Factoría de Experiencia en Microsoft Office SharePoint Server destaca por su integración con otros aplicativos de la intranet, la rapidez en el desarrollo y las funcionalidades de colaboración que ofrece la herramienta.
Desde su puesta en marcha, se ha conseguido impulsar la actividad en el portal con una participación de 400 usuarios, con una aportación de piezas de conocimiento e inteligencia competitiva aportada por los más de 20 usuarios clave vigilantes de la Factoría que han sido designados por el área responsable.
Esta solución corporativa ha sido un referente a nivel corporativo en cuanto a diseño web (frente a otros aplicativos de intranet).
El Grupo PRISA perseguía, dentro de su proceso de transformación, encontrar un proceso mediante el cual pueda acumular y reutilizar la experiencia obtenida durante el ciclo de vida de los productos y proyectos, con el objeto de mejorar el nivel de innovación y capitalización.
Para ello, ha creado una herramienta que pueda recopilar y distribuir el conocimiento y la experiencia de sus empleados al resto de empleados del grupo, además de identificar y promocionar aquellos expertos en sus respectivas áreas que suponen un referente de excelencia para sus compañeros.
Para lograrlo han diseñado una completa estrategia y un conjunto estructurado y priorizado de acciones y retos que han denominado “Programa de Impulso al Conocimiento y de la Transformación Organizativa (PICTO)”.
Una de esas acciones es la Factoría de Experiencia, un proyecto de gestión de gestión del conocimiento que abarca su ciclo de vida completo, enfocada a los 13.000 empleados de la compañía. Para dar soporte tecnológico, se utiliza Microsoft SharePoint 2010 (entorno tecnológico de su intranet corporativa).
La herramienta contempla un escenario atractivo de recogida de “piezas de conocimiento”, “ideas de innovación” y “experiencias en proyectos”, que permite a cualquier empleado de PRISA aportar su conocimiento y su experiencia en proyectos, proporcionando al resto de compañeros ayuda para innovar, detectar nuevas oportunidades de negocio, mejorar la toma de decisiones, optimizar las estrategias de marketing y ventas, y en resumen, aumentar la competitividad en cualquier ámbito profesional.. “Siempre tratamos de crear sinergia entre personas y equipos de trabajo con intereses comunes, que permita articular un medio de consenso y colaboración para potenciar la inteligencia competitiva de nuestra empresa y la capacitación profesional de nuestros empleados”, declara Alberto González, Gerente de Conocimiento y Transformación Organizativa.
Desde su puesta en marcha hace cuatro meses, han participado más de 500 empleados y se han inscrito en el programa 30 vigilantes (usuarios expertos en distintas áreas y seleccionados por la entidad como encargados de dinamizar el contenido de la Factoría de Experiencia con sus aportaciones). En total, en estos primeros meses se han recogido 30 aportaciones de conocimiento (lo que se traduce en un 100% de participación de estos vigilantes-usuarios avanzados).
El principal beneficio que aporta la Factoría de Experiencia es la “integración de una nueva arquitectura del Capital Intelectual del Grupo PRISA fomentando la cultura de compartición, reconocimiento y transparencia y la experiencia derivada de la gestión de proyectos y la consecución de sus objetivos”, según Alberto González, Director de Change Management.
Otros beneficios aportados por la Factoría de Experiencia:
- Garantizar el acceso a los empleados del Grupo a un conocimiento multidisciplinar que les ayudará a afrontar los proyectos y los retos con más capacidad, y que en definitiva, favorecerá su competitividad en su entorno profesional.
- Establecer una sinergia entre profesionales y equipos con intereses comunes, que permita articular un medio de consenso y colaboración.
- Facilitar la comunicación entre empleados con un objetivo común (la capacitación profesional) y colaboración para alcanzar los retos que la entidad plantea.
Para alcanzar el éxito en un proyecto de estas características, los responsables del área de Change Management del Grupo PRISA no dudan en que lo principal es crear una cultura interna que fomente la participación y colaboración de los empleados (de todos en general, y no únicamente de los usuarios expertos) en el proceso de gestión del conocimiento corporativo. Y después, seguir trabajando en incorporar nuevas funcionalidades y mejoras a la herramienta para hacerla más fácil, útil y atractiva posible.